Op 25 januari 2022 is er een circulaire gepubliceerd waarin de administratie de maximumbedragen heeft verhoogd van de thuiswerkvergoedingen voor werknemers of ambtenaars, die structureel en regelmatig thuiswerken.
Voor wie?
De forfaitaire tussenkomst voor thuiswerk is voorzien voor werknemers of ambtenaren en kan dus niet toegekend worden aan bedrijfsleiders. Onder ‘thuiswerk’ wordt enkel het effectieve thuiswerk in de privélokalen van de werknemer of ambtenaar verstaan. Werk dat wordt uitgevoerd in een satellietkantoor of in lokalen van klanten valt niet onder de toepassing van deze circulaire. Bovendien kan enkel thuiswerk dat georganiseerd wordt tijdens de normale werkdagen van de werknemer of ambtenaar in aanmerking komen voor deze vergoeding.
Wanneer is de vergoeding van toepassing?
Voorheen was het voor fiscale doeleinden vereist dat werknemers minstens 5 werkdagen per maand aan ‘thuiswerk’ moesten doen voordat er sprake kon zijn van ‘structureel en op regelmatige basis’ thuiswerken. In een circulaire van 26 februari 2021 werd echter verduidelijkt dat men, in overeenstemming met de RSZ, gemiddeld minstens 1 werkdag per week moet thuiswerken.
Welke kosten omvat de thuiswerkvergoeding?
De forfaitaire thuiswerkvergoeding is voorzien voor alle kantoorkosten die courant zijn voor het uitvoeren van de beroepsactiviteit op een normale wijze. Hieronder vallen onder andere:
- Gebruik kantoorruimte thuis (huur, afschrijvingen, verzekering, onroerende voorheffing, …);
- Computermateriaal (papier, inkt, muismat);
- Kantoorbenodigdheden (papier, balpen, schaar);
- Nutsvoorziening;
- Water, koffie, …
Naast deze vergoeding is het voor de werkgever nog wel mogelijk om tussen te komen in het door de werknemer aangekochte kantoormeubilair of informaticamateriaal zoals bijvoorbeeld een bureaustoel, bureautafel, printer, … op voorwaarde dat deze investeringen noodzakelijk zijn om de beroepsuitoefening thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren én dat de werkelijke bewijsstukken bewaard worden. Bovendien komen deze slechts in aanmerking indien dergelijke investeringen in normale omstandigheden ook beschikbaar worden gesteld op de werkvloer. Privé-investeringen zoals de plaatsing van een nieuwe deur in de kantoorruimte, een luxueuze inrichting, … vallen hier niet onder.
Bovenop de forfaitaire thuiswerkvergoeding kan ook nog steeds de forfaitaire tussenkomst voor de privé-internetaansluiting en -abonnement tot maximum 20,00 euro per maand toegekend worden, alsook de forfaitaire vergoeding van maximum 20,00 euro per maand voor het gebruiken van de privécomputer, een eigen beeldscherm of een eigen printer/scanner.
Hoeveel bedraagt de thuiswerkvergoeding?
Vanaf 1 april 2020 bedroeg de forfaitaire thuiswerkvergoeding maximaal 129,48 euro per maand. In de periode april 2021 tot juni 2021 werd deze vergoeding tijdelijk verhoogd naar 144,31 euro.
In de circulaire van 25 januari 2022 werd beslist om deze forfaitaire vergoeding in de periode oktober 2021 tot januari 2022 te verhogen naar 132,07 euro per maand. Vanaf februari 2022 heeft de administratie beslist om de vergoeding verder te verhogen naar 134,71 euro per maand.